Управление данными в проектной организации

Управление данными в проектной организации — очень важная составляющая организации рабочего процесса в целом. Очень важно организовать данные правильно, ведь в противном случае сотрудники теряют до 20% рабочего времени именно на поиск информации по проекту. В рамках статьи я расскажу о проблемах неэффективного управления данными в проектных организации и способах их решения, в том числе поделюсь информацией о своём решении.

Неэффективное использование данных в проектных организациях обычно происходит по следующим причинам:

  • Данные распределены по рабочим станциям сотрудников, общим и сетевым папкам. В этом случае данные дублируются в нескольких вариантах, нарушаются файловые связи и авторство редакции невозможно отследить. Такой проект потом невозможно собрать в единую модель.
  • Нет системы ограничения прав доступа к файлам для просмотра и редактирования. А если распределение прав предусмотрено, то недостаточно эффективно. Уволенные сотрудники часто удаляют файлы из хранилищ.
  • Отсутствие регулярного резервного копирования для предотвращения потери данных по причине отказа оборудования.
  • Данные постоянно перезаписываются сотрудниками, работающими над одним и тем же файлом. Это делается вручную и всегда есть большая вероятность что-то забыть.
  • Невозможно отследить, где используются решения, в каких проектах.
  • Сложно искать информацию вручную. Конечно, можно запустить поиск Windows, но это не всегда эффективно, если у Вас много разрозненных хранилищ информации.
  • Сотрудники не знают о том, какие файлы в работе у коллег.
  • Существует большая проблема передачи данных смежным организациям. Пересылать большие объёмы информации приходится по ftp-серверам, электронной почте. Сначала данные нужно отправить, а потом скачать. На это уходит много времени если Интернет в организации медленный.

Для корректной сборки информационной модели необходимо грамотно организовать работу с данными. Для этого можно использовать специализированные программные решения, или найти своё решение.

Для больших проектных организаций для управления данными целесообразно применять Autodesk Vault — известное PDM решение. Этот программный продукт решает абсолютно все вышеперечисленные проблемы, связанные с управлением данными в проектных организациях.

  • В Autodesk Vault все данные упорядочены по определённым правилам, которые может задать администратор. Очень гибкие настройки — можно настроить конкретный жизненный цикл файлу или папке, настроить права доступа для хранилищ информации. Права можно назначать как сотрудникам, так и группам. Права доступа могут меняться автоматически в зависимости от стадийности проекта. Это может прописать администратор в настройках.
  • Каждый файл и папка имеют свою атрибутивную информацию. Набор атрибутов определяется на этапе внедрения или может быть настроен индивидуально.
  • Можно группировать файлы по проектам, по состоянию жизненного цикла. Система Autodesk Vault работает по принципу «Получение/возврат файлов». Сначала файл нужно получить и далее отредактированный файл возвращается в систему.
  • Система не копирует файлы, а проставляет ссылки на определённый файл и хранит все его версии, а также историю авторства редакций.
  • В Autodesk Vault легко отследить статус файла. Например, кто работает с ним в настоящее время.
  • решение имеет встроенную индексацию файлов хранилищ, что позволяет легко искать необходимые файлы также легко, как в поисковых системах Интернет.
  • очень хороший встроенный генератор отчётов позволяет быстро создавать эффективную отчётность для руководства.

Интерфейс системы дружественный и интуитивно понятен даже людям, не имеющим навыки системного администрирования.

Для Vault существует пакет плагинов DarkStream, предназначенных для адаптации документооборота Vault Professional к применению в России.

Но Autodesk Vault является, к сожалению, дорогим решением и поэтому доступен в большинстве случаев крупным проектным организациям.

Но и без Autodesk Vault можно найти решение для организации хранения данных.
Например, можно использовать готовое решение от Microsoft — Microsoft Project. Многие из проектных организаций успешно используют именно это решение.
Microsoft Project позволяет создать и грамотно организовать файловые хранилища, организовать совместную работу и доступ к файлам. Можно отследить и состояние файлов и организовать их поиск. Интерфейс приложения довольно сложный, но всегда можно разобраться.

Есть бесплатное решение от российского разработчика NanoCad — nanoTDMS Корадо. Это автоматизированное средство информационной поддержки создания, коллективной разработки, хранения и повторного использования данных. Она под SQL и радует, что бесплатная. Если бы у меня не было своего решения, то, наверное, использовала бы её. Как её установить я рассказала здесь.

Очень важно настроить резервное копирование данных. Оптимальный вариант — проводить резервное копирование данных каждую ночь, например, в 2.00.

Можно реализовать свое решение, если в штате компании есть программисты. Здесь важен творческий подход. У нас, например, организация небольшая (ООО ПБ ЦЭИ) и мы создали своё решение для хранения проектных данных в рамках своей информационно-аналитической системы ИАСУ ЦЭИ. Система клиент — сервер реализована по принципу двухзвенной архитектуры.

Клиентская часть написана на C#, C++, серверная — на SQL. В составе ИАСУ ЦЭИ, кроме других служебных модулей присутствует модуль управления данными, который позволяет организовать хранилища, проиндексировать данные, регулировать права доступа пользователей, назначение которых происходит в модуле администрирования. Права для пользователей можем назначать как отдельно, так и для отделов. Система файлы не копирует, а прописывает ссылки к ним, которые хранятся в БД SQL, наряду с атрибутами и прочей информацией о проекте. Статусы файлов также у нас отслеживаются в БД SQL. Статусы файлов система читает из SQL и отправляет во внутренний мессенджер, который мы реализовали отдельной подключаемой библиотекой .dll. Мессенджер также служит и для общения сотрудников и раздачи задач. Все файлы хранилища постоянно индексируются. Для организации расширенного написали специальный модуль поиска, который подключаем отдельной библиотекой .dll. По запросу пользователя система заархивирует необходимый набор файлов, положит архив на ftp — сервер и сгенерит ссылку для его скачивания.

После скачивания архива, система удаляет архив с сервера, т.е нам следить за этим не надо. Если архив, предоставленный для скачивания не скачивался длительное время, то система будет обновлять его раз в час (можно задать и другое время, но практика показала, что это оптимальный вариант). Если файл обновился, но система еще не положила архив на сервер для скачивания, а подрядчик зашёл для скачивания, то у файла появляется статус «не последняя редакция» и время, когда система предоставит актуальный файл. При скачивании файла система запросит электронную почту и при дальнейшем изменении файла она будет автоматически высылать ссылки на скачивание актуального архива подрядчику. Высылать ссылки система будет до тех пор, пока подрядчик не сдаст работу и ее статус в системе не изменится на «готово». Это очень удобно, если с проектной документацией продолжают работать другие сотрудники. Так мы обмениваемся информацией со сторонними организациями. Отчётность любой сложности создаём через FastReport.NET.

Вот такое у нас интересное решение, постоянно совершенствуем его. Будут вопросы — пишите мне через обратную связь.

1 thought on “Управление данными в проектной организации

    Наталья

    (10.03.2016 - 20:53)

    Спасибо. Интересная статья. Посмотрела nanoTDMS Корадо, наверное будем использовать.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *